2020沙登佛教会理事职工义工会务运作指南

沙登佛教会

理事，职工，义工会务运作指南

地址            ：      25 Jalan PSK 2, Pusat Perdagangan Seri kembangan,

43300 Seri Kembangan, Selangor.

电话            ：      +60 3 9543 9774 / +60 11 1052 9774

电邮            ：      SerdangBuddhistAssociation@gmail.com

面子书        ：      Serdang Buddhist Association

初版:二零一一年一月初版

第一修订版:二零一四年八月

第二修订版:二零二零年五月

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i)                   前言

ii)                 本会组织结构

iii)       本会宗旨，精神信条

iv)       理事、职工、义工的愿心

v)        本会2020/22理事表

vi)       理事会的使命与功能

vii)      职工-兼职行政助理

viii)     供养本会导师

ix)       师父果仪

x)        居士讲师/弘法津贴

xi)       交通津贴

xii)      募款、经商、交易等事项

xiii)     本会守门人-锁匙持有人

xiv)     出席佛团与社团活动、会议等

xv)      佛青州代表与佛总代表

xvi)     其他事项

xvii) 小组职务明细

i)         前言

一九九一年九月五日，得到政府注册局的批准而成立了沙登佛教会。一路走来，本会不断成长，人事不断更动，活动也多了。经过二十年的成长，本会有必要拟定一套较完善的运作指南，为理事、义工、职工们提供运作、执行任务的导航。

本指南大纲只供本会参考，若有不完善之处，可作适当修改。

ii)        本会组织结构

常年会员大会: 每年的首三个月内召开，秘书必需在两星期前把会议通知书寄给所有会员。常年会员大会是本会的最高机构。所有会员有义务出席常年会员大会。

本会理事会是在常年会员大会选出。理事会的任期为两年。

理事会：理事会是负责本会的日常运作。理事会需每四个月召开一次理事会。

iii)       本会宗旨，精神信条

宗旨：

1    提供佛教徒一个良好的学佛环境。

2    弘扬佛陀的教理。

3    推广佛教文化与教育。

4    培训及提升佛教徒的品格。

5    推动社会福利及慈善活动。

精神信条：

                    恭敬心    护三宝

                    精进心    长慧命

                    感恩心    共生活

                    清净心    利众生

iv)       理事、职工、义工的愿心

1。同心合力，共承担，同分享。

2。朝向同一个目标，拥抱同一个原则。

3。互助， 互爱， 互持。

v)        本会2020/22理事表

会长                        :         叶福星

署理会长                :         林珠明

副会长                    :         陈淑兰，丘汉忠

秘书                        ：      许贵添

副秘书                    ：      黄婉君

财政                        ：      何玉华

副财政                    ：      冯文锭

学佛班(小学)         :         林雪燕，郑丽美  顾问：陈淑兰

学佛班(青少年)     :          萧宇泽   顾问：丘汉忠

梵呗                        :         何玉华

青年                        :         团长

弘法                        :        陈淑兰，CY

文宣        ：  林莞慈

课程       :   陈家乐，伊倩，谢彩莲

义工        ： 丘汉忠

婚姻注册     ： 林珠明，许贵添，陈庥佃

建会所      ： 叶福星

附加小组                 负责人                               理事

乐龄慈馨苑               潘发光                           林珠明

厨房                                文苑，吉叶                           叶福星

维修，仓库    陈庥佃         叶福星

会所，用具租借  陈庥佃        林珠明，许贵添

vi)       理事会的使命与功能：

各小组职务功能

会长/署理会长/副会长：由四位会长组成的会长团将推动与领导佛教会运作。署理会长将协助会长处理内外事务（两位副会长如同），并给予小组组长助力，扮演协调者的角色。与秘书配合保持硬体设施的健全。

行政小组成员：会长团，括秘书，副秘书，财政和副财政。行政小组需每两个星期来处理会务。如需要，开行政会议。开会成员：会长团（最少1位），秘书或副秘书，财政或副财政。

秘書/副秘書: 与会长团有很好的配合，全权处理本会对内外文书工作，是本会进行活动/资讯的中心。

各小组组长需时时与秘书/副秘书保持联络，把小组会务进展/报告事项等提呈秘书处。

本会来往信件应由秘书/副秘书/行政助理负责处理。

秘书需按时向会长团汇报会务进展，商讨会务和执行方案。

財政/副財政: 与会长团有很好的配合，全权处理本会对内外一切账目，每月向各小组结算/结账。每次向理事会提呈收支与活动账目报告。

本会银行结月单与财务账单信件应由财政/副财政负责处理。

如收到募款事项，财政需向会长团汇报、商讨和处理。

乐龄组：推广乐龄慈馨苑的活动，为社区乐龄人士提供一个互动、修学佛法与提升生活品质的好地方。

青年组：推动社区青年的佛法教育及活动；接引青少年参与青年团；培训未来的学佛班老师及协助其他小组办营会。

梵呗组：梵呗/共修、结缘（红白事）、办禅修活动， 参与其他佛团主办的课程与法会、法器班培训乐众、礼请法师开示及主持皈依仪式。

佛学班：青少、小学学佛班、家长及菩提班共读分享班。以正信佛教课程为依归。传承佛陀教育、办佛学课程、生活营、亲子日/营/交流会/参学等。

提升老师素质、培训新老师/志工、鼓励老师/志工参加佛学课程。

弘法组：安排弘法纲要，日期和时间；礼请法师和弘法人员，安排交通接待和住宿；发文告/SMS/email电邮/fb面子书通知佛友； 安排食物招待佛友； 纪录出席者人数；安排交通载佛友去参与其他佛团主办的弘法会。

每个小组须与其他小组保持密切互动。

vii)      职工-行政助理

甲) 协助处理会务，向会长/秘书负责。安排及协调理事会会务。

乙) 处理本会文件如来往信件、会议记录、通告、文书处理、对内外的资讯传递等：

a) 硬件（打印复本）(hardcopy)-整理本会文件，把文件归类和保住存在文件夹。

b) 软件（电子复本）(softcopy)-整理本会文件，把文件归类和保住存在hard drive。

c) 整理、更新布告栏的讯息。

d) 在面子书发布本会讯息、管理本会面子书户口。

e) 用本会电子邮箱处理本会来往信件。

f) 负责联络理事，跟进会务进展及接电话。

g) 协助推动本会会务及各类活动。

h) 向会长/秘书报告会务进展。

i) 其他由会长/秘书指示的行政职务。

丙) 工作时间：

a) 每周3天，每天4个小时。可协商并做伸缩性处理。

b) 每周二、五，早上九时半至下午一时半 或下午一时半至五时半。

c) 每周日早上九时半至下午一时半。

viii)     供养本会导师

本届理事会议决每月供养RM100。

ix)       师父果仪

礼请师父来弘法，果仪RM200；随行法师果仪RM50。

法师主持半天课程：RM400；一天课程：RM800。

会员与佛友可随喜供养法师。

若法师直接应邀，本会将安排交通接送或支付车马费（视法师的需要而定）；若法师做巡回式的，本会也将安排交通接送（若需要）。巡回费用：本会应事先询问主办单位有关事项，商讨后再做决定。

主法法师和护法法师如卫塞节、供僧、法会、主忏等，果仪方面需向主法法师请示。

x)        居士讲师/弘法津贴

请居士来做专题讲座/弘法，本会应给津贴。

全职弘法人员：RM200，居士（非全职弘法人员）：RM200。

xi)       交通补贴

目的: 交通补贴使用本身私家车为本会提供交通服务、代表出席会议、活动或载送法师/讲师(气油/过路费等)。     

A)  地点                                                   1趟 [沙登→目的地 → 沙登]

起点 Departure	目的地  Destination	Estimated Mileage (km) 1趟	Claim (RM)
Serdang	Kajang	17x2: 34	17
Serdang	KL	25x2: 50	25
Serdang	Segambut	28x2 : 56	28
Serdang	Petaling Jaya	32x2: 64	32
Serdang	Jinjang	33x2: 66	33
Serdang	莎阿兰佛学会	35x2: 70	35
Serdang	Selayang	39x2: 78	39
Serdang	Bodhi Park	43x2: 86	43
Serdang	巴生滨海佛教会	45x2: 90	45
Serdang	Seremban	53x2: 106	53
Serdang	Lukut	71x2: 142	71
Serdang	Port Dickson	81x2: 162	81
Serdang	Tg. Malim	97x2: 194	97
Serdang	Melaka	134x2: 268	134
Serdang	Bidor	155x2: 310	155
Serdang	Taiping	284x2: 568	284
Serdang	Johor Bahru	319x2: 638	319
Serdang	Penang	373x2: 746	373
Serdang	其它地点	estimated mileage	Refer to (B)

B)   Mileage Claim : 或以RM0.50/km计算交通补贴。以谷歌/waze(google map/waze)路程为指南。    泊车费与过路费另付。

C) 乘搭公共交通工具如：巴士、火车等，可索取车费 (actual fare)。    若车子停放在公共交通泊车站处，泊车费另付。

D) 如需乘飞机，则需向理事会/会长咨询。

xii)      募款、经商、交易等事项

任何理事、职工、义工、会员不可以私自在本会进行募款、经商、交易等事务。

如收到外来团体要求募款（如捐款、点灯、法会、赞助等），必须提交本会会长或秘书处理。经会长同意后，在募款卡或信件盖章、签名或本会批准信，方可进行募款活动。如有必要，会长将提呈理事会议决。

关于经商、交易等事项的要求，即本会所不鼓励。除非获得理事会批准，否则一概严禁。

xiii)     本会守门人-锁匙持有人

1．每位理事可申请领取大门和大殿门的锁匙。

2．会长、署理会长、副会长、秘书、副秘书、财政、副财政、学佛班组长可领取办公室的锁匙。

3．财政、副财政可领取大殿乐捐箱的锁匙。

4．办公室橱柜的锁匙应由秘书负责。

5．秘书处（秘书）应保管本会的全部锁匙，负责发出、收回和管理。

6．锁匙持有人需小心保管其所领取的锁匙。

7．未经理事会许可，锁匙持有人不可把锁匙交给他人，也不可复制。

8．如锁匙持有人把锁匙交给小组成员，锁匙持有人必须负责。

9．小组义工可通过组长申请，并列明理由，批准后才向秘书领取。

xiv)     出席佛团与社团活动、会议等

全体理事需要轮值，代表本会出席以上活动。由秘书安排人选，出席回来后，需在一个星期内向会长或汇报。

xv)      佛青州代表与佛总代表

委任一位40岁以下的理事代表出任佛青雪州理事。委派三位40岁以下的理事代表出席佛青州和全国大会（每两年举办一次）及三位理事代表出席佛总雪州大会。

xvi)     其他事项

在进行运作、执行任务时，如有面对状况，不确定如何处理时，需向会长或秘书咨询。

如有需要更改指南，请呈一份意见书予秘书。秘书将提呈理事会讨论和议决。

理事会的决定为最后决定，除非会员大会另有议决。

xvii)     小组职务明细

1.秘书组

1.每年大会后的60天内，必须向社团注册局电子(eros)呈报所需资料。

2.本会的最新章呈和提呈报告可以在eros网上查询。
3.大会通过的修改章呈也需要在eros提呈给社团注册局。
4.每位理事都可以在eros申请一个户口，可以查询关于您在社团中所担任的职位和资料。
5.如果是新上任秘书，必须向eros申请个人登录账号。账号是以秘书身份证号码为登录账号。

2. 财务组

Part A

财政全权处理本会对内外一切账目，每月向各小组结算/结账。每次向理事会提呈收支与活动账目报告。

i)            Cashbook :  Current Account 由财政负责 及Petty Cash Account 副财政负责处理。

Cashbook 内容: Receipts 收入 及  Payments 开支。为了便于填写和呈交 ROS Account Report & LHDN 税务报告 ，Receipts及Payments 主要有以下的 项目categories。         项目依当年财务所需而有所变动。

【 备注】

ROS Account Submission (稽查财务报告必须在会员大会后，60天之内呈上);

LHDN 税务报告 (稽查财务报告必须在4月30日或之前呈上).

Receipts ~	1)      General contribution /sponsor	2)        FD Interest
3)    Member subscription &  entrance	4)      Development Fund	5)        Sale of Book / T-Shirt
6)    Events receipts (SC & EA)	7)      Gov. Grants /sub	8)        Deposit (SC/EA)
9)    Welfare & Charity	10)    Assets	11)      Dana
12)  Bank/Cash Adj/Contra	13)    Others

Payments  ~	1)      Dana	2)        Entertainment
3)    Sponsor, Condolence & Donations	4)      Meals, refreshment, catering	5)        Bank charges
6)    Travelling / Petrol	7)      Printing & Stationery	8)        Cleaning Expenses
9)    Electricity & Water	10)    Telephone	11)      Assets
12)  Stamps / Postages	13)    Sundry Expenses	14)      Praying Requisites
15)  Books / Articles	16)    T-Shirt	17)      Quit Rent & Assessment
18)  Allowance	19)    Events, advances & expenses (SC & EA)	20)      Gifts, prizes, souvenirs
21)  Welfare & Charity	22)    Training expenses	23)      Maintenance & repair
24)  Bank/Cash Adj/Contra	25)    Fixed Deposit	26)       IWK Expenses
27)  Payables / Accrued expenses	28)    Small Value Assets	29)      Others
		Details ~ 注明开支详情

ii)            Final Audited Account (稽查财务报告) ~ Normal Account Reports

二位內部查賬员（在会员大会中选出） 稽查本會賬目記錄和相关文件，截止至某年12月31日之财务报告。财务报告清楚記錄本会截至该日之收支和资产负债状况。

n  Balance Sheet 年度资产负债表

n  Income & Expenditure Acc  年度損益表

n  Statement of Receipts & Payments  年度接收与支付報告

稽查财务报告中所指的SC、 EA、 FA  : -

Sub-Team (SC)   ~ 记录小组每月的收入与开支。

~ 记录开班收费课程 (如：插花班、Yoga、 Satir) 。

Event Activities (EA)     ~ 记录母会承办的活动，如: 卫塞节、供僧大会。

                                            ~ 记录小组例常活动以外的活动，

                                               如: 青少年组的生活营；青年组的TYL活动。  

Fixed Assets (FA)           ~ 记录母会的资产 Assets、累积折旧 Accumulated Depreciation 、 净面值 Nett Book Value。

所有賬目記錄和相关文件必须保存七年（建议保存十年）。

Part B

1.            母会运作财务及活动财务预算 [proposed budget] -- 收入来源与开支项目 

财政作预算准备。完整的资料必须在理事会上商讨与通过， 以便能在来年的会员大会上提呈及接纳。

2．      活动 (SC & EA) 预支现款/支票，如何申请与报销

   a)  申请预支 (advance) ：请在活动前七日申请所需要预支的数目及告知相关开支资料（如： 膳食费、活动预支）。

   b) 报销 (claim) ：

     i) 活动 (EA) 完毕十四日内，活动财政须呈上完整的活动财务报告 (EA Report)。

   ii) 小组活动财务报告 (SC Report) ：小组财政结帐后，在特定期限内呈上（如： 每月或每三个月呈交给财政）。

【 备注】请参阅第五。

3.      活动收入与开支处理方式
一切活动之收入须发收据，由财政 (Normal  & TPRI Acc) / 副财政 (Normal Acc) 签发。

         SC     开支: 报销单 (payment voucher) 由组长批准，小组财政才可付款。

         EA     开支: 报销单 由活动筹委会主席批准，活动财政才付款。

4．  无收据开支 - 如何处理

   a) 对于无收据开支的活动，例如：供养法师果仪、讲师费、车马费等

        -  使用payment voucher填写有关的开支详情

         SC     开支: 报销单 (payment voucher) 由组长批准，小组财政才可付款。

         EA     开支: 报销单 由活动筹委会主席批准，活动财政才付款。

   b) ≤RM200, 以payment voucher或 form/paper列出开支项目索取claim。

             > RM200, 必须呈上收据与payment voucher 索取claim。

5.         活动财务报告 (SC & EA)  - 准备与提呈
活动完毕后，所有的收入与开支必须明确填写在活动财务报告 (SC/EA Report)，连同收据，由负责人（组长/活动筹委会主席/活动财政），在十四天 内呈上给财政/副财政。若有余款 (surplus) ，归还佛教会; 若不足额 (deficit)，母会赞助。        

6.     各种财务格式与如何使用

         a) 各小组必须使用统一的财务格式，准备与提呈相关的活动财务报告。

             目的：提供一个协助各小组草拟小组活动计划的参考。

         b) 各小组在年终时（例：2018 年10月），为来年 （2019）活动财务预算作准备。   完整的资料必须在十一月提呈， 以便在十二月的理事会上商讨与通过。

c) 小组建议书：

   c. i) 没有提呈活动财务预算 (proposed budget) ：

          如遇到特别的活动要参与 (ad-hoc activity)，必须向会长预先报告及批准。

c. ii) 活动在筹备当中 ：

  一份完整的小组建议书 （包括活动筹委会、 建议流程，活动财务预算）必 须在活动前提呈给秘书，以便能在理事会议商讨与通过。

7.     小组财政与本会财政的合作与运作
2011年的 组长/秘书/财政工作营开始，已提供一个良好的双向沟通平台，让小组财政与本会财政的合作与运作有更好的互动与学习。

         小组财政是财务组的组员之一，本会财政是财务组组长。如果小组没有财政，小组组长就需兼任至小组财政填上。有必要时，小组财政与本会财政可以另作安排，商讨财务事项。

Part C

Tabung Pengurusan Rumah Ibadat (TPRI) Account （免税户口）

i)              本会早已在2013年3 月份提出申请， 并在2017年7月份收到正式信函获得批准 （有效期为01/06/2017 至31/05/2022）。

  *** 需在免税准证到期三个月前申请更新！

TPRI成立目的：提供基金作为宗教场所管理及发展相关宗教活动之用途。

善信们的捐款/政府拨款 ： 用途范围盖括一切行政及管理开销、水电费&电话开支、职工津贴、师父果仪、讲师津贴、本会活动 (SC/EA) 、硬体设备、维修费、本会交通工具。

所有来自善信们的捐款得以豁免所得税 。

ii)            Final Audited Account (稽查财务报告)

本会须委任一位外部查賬员 (External Auditor) 稽查本會賬目記錄和相关文件，截止至某年12月31日之财务报告。稽查财务报告须在4月30日或之前呈上。所有賬目記錄和相关文件必须保存七年（建议保存十年）。

Cashbook :  Current Account账目由财政负责 及Petty Cash Account 副财政负责处理。

Cashbook 内容：Receipts及Payments 主要项目大致上与 Part A (i) 相同。项目依财务所需而有所调整。

活动财务报告 (SC & EA)：准备与提呈及相关资料，请参阅Part A & B。

Part D:
1) 非免税户口 - 银行：来往户口 马来亚银行，Tmn Sri Serdang
2）非免税户口 - 银行：定期户口 丰隆银行, 沙登大街
3）非免税户口 - 银行：来往户口 丰隆银行, 沙登大街
4） 免税户口 - 银行：来往户口 马来亚银行，Tmn Sri Serdang
5） 免税户口 - 银行：定期户口 马来亚银行，SHL, Serdang

银行户口管理：
1）签名者职位：会长，署理会长，秘书，财政
2）签名条件：任何两位签名者签署
3）更改签名所需文件：要求更还信件，会议记录，理事名单。
4）如果需要附加文件：大会改选记录，章程和社团注册局注册证，需要到社团注册局领取并有注册局官员签署。

3.梵呗组

A)   梵呗组诵经共修活动

i)     例常共修时间表：

农历初一日	8.30pm – 10pm	恭诵《八十八佛大忏悔文》
农历十五日	8.30pm – 10pm	恭诵《普门品》
星期三	8pm – 9.30pm	法器班上课（每月一次）。若有要求， 可安排加课。 所有法器人员皆要参与。
星期六	7pm –10pm	恭诵《地藏菩萨本愿经》& 地藏菩萨圣诞 [农历七月三十]。
星期六 / 佛圣诞*	8.30pm –10pm	恭诵《药师经》/《父母恩重难报经》/《金刚经》/ 《弥陀经》/《楞严咒》
观音菩萨诞辰及记念日	8pm-10pm	农历二月十九，六月十九，九月十九。 礼请法师领众恭诵礼拜《大悲忏》。

* 释迦文佛圣诞    -- 农历四月初八

药师佛圣诞      -- 农历九月三十

阿弥陀佛圣诞    -- 农历十一月十七

释迦佛成道记念日-- 农历十二月初八

ii) 节庆共修：梵呗组皆有诵经祈福，祝愿大众福慧增长，诸事圆满，共沾法益。

农历新年 农历正月初一	9.30am –11.30am	恭诵《弥勒菩萨圣诞祝仪》& 佛前上供。
卫塞节** 农历四月十五 前夕 正日	5.30pm-6pm 8am – 9am	诵经--启灯仪式。 恭诵《吉祥经》《浴佛仪规》& 佛前上供。
供僧大法会 ** 阳历9月16日	诵经时间： 活动流程表	礼请法师领众诵经 & 佛前上供。

**法师果仪/交通津贴： 母会供养 (EA 活动)。

佛前上供 ：

组长：a.安排组员负责煮六菜一饭或到素食馆购买。

      b.以梵呗组的专用小碗盛饭菜。

      c.与法师/维那预先沟通：何时要将饭菜供上

    (i) 诵经开始前  或  (ii) 诵《上供仪规》经文前

d.若是法师领众诵经， 要准备施食器。

      e.诵经圆满后，将饭菜收拾好，与大众午斋结缘。   

【备注】：(i) & (ii)  法师果仪&交通津贴

a.    法师出席诵经：

   梵呗组供养领众法师RM100/- & 随行法师RM50/- ; 大众随喜供养法师。

b.    礼请法师领众诵经：梵呗组供养法师果仪RM200/- & 交通津贴;

                                      大众随喜供养法师。

c.    若安排到道场接送法师/与法师用餐，负责人可以向梵呗组报销经费。

d.    交通津贴： RM0.50/km 或依据本会指南。另付泊车费&过路费。

e.    小组活动开支若不足，母会给于赞助。

iii) 特别因缘共修：

例如：组员六亲眷属为往生者办尾七等诵经法会/为病者诵经祈福法会。

i)     梵呗组协助与法师接洽及安排诵经法会。

ii)    一切开支：法师果仪，法师交通津贴，法师与大众午斋，皆由当事者承担。

iii)   当事者需安排接载法师及供养餐点。

iv)   当事者需准备：佛前/灵位的花果，饭菜，供品等 [如：糕点，莲花烛]。

B)   诵经前后事项

诵经开始前

组长/负责人  ：         诵经前日/当日早上， 供上花及水果[四碟]。

组长与法器人员：    诵经前30分钟抵步。

                                  组长负责开门。

                                  准备事前工作。如：更换花瓶水&杯水、排拜垫/桌椅、

                                  备好经书、经书架、法器、出席名单。

维那：                        点灯燃香，备好回向名单。

钟鼓法器人员：        诵经前5分钟，召集鼓响起。大众排班，禁语。

诵经圆满后

i)     佛法分享/引导同修学习梵呗仪规/事项报告，约二分钟。

ii)    大众出班。

iii)   大众协助收拾拜垫/桌椅。

iv)   法器人员收拾经书、经书架、法器；分派水果与同修结缘。

v)    茶点[如有] ：同修发心自备茶点/梵呗组安排。

                大众收拾餐具，清洁场地。

vi)   组长负责关门。

a.    离席前，确保所有的冷气、电灯、风扇等电制都关上。

b.    茶水间 pantry & 厕所toilets的水喉头关好。

【备注】：组长/负责人：

i)     佛台、佛像、法器， 必须时刻保持干净。

ii)    佛台上的佛像、香炉、清水杯、法器、花果、莲花烛/蜡烛、供品等，

      必须要排列整齐，以示恭敬。

C)  往生诵经结缘

往生者家属(不限会员)向组长邀请梵呗组安排到丧府诵经。

1)    组长先要获取以下资料 ：

i)     与往生者的家亲眷属关系？[便以发讯息]

若往生者是本会理事/前届理事/理事亲家属，

本会将安排执拂旗 & 献花圈，以表敬意。

ii)    往生者是本会会员吗？[如是， 要携带执拂旗。]

iii)   日期？时间 ？[8.15pm开始]

iv)   地点？[沙登及毗邻地区 / 广东义山 / 富贵纪念馆。其它地点，则随缘参与。]

v)    丧事仪式？[佛教仪式~若因缘具足, 安排诵经结缘]

                        [道教仪式~不安排诵经结缘，但会发出讯息，大众可随缘出席坐夜。]

2)    组长确定以上资料后 ：

i)     组长先在法器悦众群组发出讯息，确定可以出席的法器人员。

ii)    确定后，告知丧府要预先准备花果，莲花烛，清水。

iii)   组长在梵呗群组/理事群组发出讯息。

- 群组组员收到讯息后，回复能否出席。

     - 出席诵经结缘人数至少8人。若因缘不足，则随缘出席坐夜。

- 出席者衣著~本会蓝领白色T-Shirt， 深蓝色/黑色长裤，包头鞋。

  若没有此件T-Shirt， 则穿上素色衣著。

- 出席者若要交通共车， 自行与组员安排。

iv)   组长/负责人准备：三圣佛像、经书、法器、百年藏香、小蜡烛、音响、

     执拂旗 [若往生者是本会会员或是本会理事/前届理事/理事亲家属]。

【备注1】： a.  小组不得接收家属结缘红包。

            b.  家属可到本会为往生者种福田，以其名义作乐捐。

【备注2】：若是接受到佛团/本区议员/大护法，邀请本会参与诵经/坐夜，则由会长/  署理会长带领理事等出席。

3) 献花圈

i)  往生者是本会理事 [现任或前届]。

ii)  往生者与理事的亲家属关系是：夫妻/父母/子女/兄弟姐妹。

iii)   组长/负责人向鲜花店订购花圈，约RM200/-， 并提供相关资料：-

a.    敬輓者~ 沙登佛教会全体理事

b.    往生者与理事关系 [如：本会理事某人令堂往生净土]

c.    丧府地址 & 联络人与手机号码

iv)   鲜花店负责人会将花圈送至丧府。

【备注】：若是应邀出席佛团/本区议员诵经/坐夜，则由会长决定是否要献花圈。

4)    报销Claims

i)     花圈费 ：组长/负责人向母会财政/副财政报销开支数目。

ii)    交通津贴 ：沙登区以外地点，出席结缘驾驶者(理事/干部组员)可向梵呗组报销。

(RM0.50/km 或依据本会指南。另付泊车费&过路费。)

D) 静坐共修会

梵呗组也承担两周一次（星期三）的静坐共修会。

由于经验尚浅，加上没有导师在场，目前只开放给有静坐经验的同修，包括初学者。

E)    培训/课程/共修会活动

a.)    除了例常共修外， 小组一年至少办一次以下活动:-

    八关斋/禅修念佛共修会/导读研习课程等。

i)     小组自行办

ii)    或与本会其它小组联办

iii)   或与其它佛团联办，如：马佛青/佛教会

报名与收费方式办以上活动。若经费不足，母会赞助余额开支 [EA活动]。

组长必须预先呈上活动建议书至理事会/理事WhatsApp群组/会长批准。

b.)  梵呗组也鼓励组员报名参与其它佛团所办的(a) 活动。

i)     个人报名费 [部分/全部] &交通津贴：

     组长必须预先呈上相关活动资讯，如：海报/小册子/WhatsApp讯息等资料，

     至理事WhatsApp群组/会长批准，方可报销。

ii)    对象群：小组干部组员。

财务事项分享/解说  

Part A

财政全权处理本会对内外一切账目，每月向各小组结算/结账。每次向理事会提呈收支与活动账目报告。

i)            Cashbook :  Current Account 由财政负责 及Petty Cash Account 副财政负责处理。

Cashbook 内容: Receipts 收入 及  Payments 开支。为了便于填写和呈交 ROS Account Report & LHDN 税务报告 ，Receipts及Payments 主要有以下的 项目categories。         项目依当年财务所需而有所变动。

【 备注】

ROS Account Submission (稽查财务报告必须在会员大会后，60天之内呈上);

LHDN 税务报告 (稽查财务报告必须在4月30日或之前呈上).

Receipts ~	1)      General contribution /sponsor	2)        FD Interest
3)    Member subscription &  entrance	4)      Development Fund	5)        Sale of Book / T-Shirt
6)    Events receipts (SC & EA)	7)      Gov. Grants /sub	8)        Deposit (SC/EA)
9)    Welfare & Charity	10)    Assets	11)      Dana
12)  Bank/Cash Adj/Contra	13)    Others

Payments  ~	1)      Dana	2)        Entertainment
3)    Sponsor, Condolence & Donations	4)      Meals, refreshment, catering	5)        Bank charges
6)    Travelling / Petrol	7)      Printing & Stationery	8)        Cleaning Expenses
9)    Electricity & Water	10)    Telephone	11)      Assets
12)  Stamps / Postages	13)    Sundry Expenses	14)      Praying Requisites
15)  Books / Articles	16)    T-Shirt	17)      Quit Rent & Assessment
18)  Allowance	19)    Events, advances & expenses (SC & EA)	20)      Gifts, prizes, souvenirs
21)  Welfare & Charity	22)    Training expenses	23)      Maintenance & repair
24)  Bank/Cash Adj/Contra	25)    Fixed Deposit	26)       IWK Expenses
27)  Payables / Accrued expenses	28)    Small Value Assets	29)      Others
		Details ~ 注明开支详情

ii)            Final Audited Account (稽查财务报告) ~ Normal Account Reports

二位內部查賬员（在会员大会中选出） 稽查本會賬目記錄和相关文件，截止至某年12月31日之财务报告。财务报告清楚記錄本会截至该日之收支和资产负债状况。

n  Balance Sheet 年度资产负债表

n  Income & Expenditure Acc  年度損益表

n  Statement of Receipts & Payments  年度接收与支付報告

稽查财务报告中所指的SC、 EA、 FA  : -

Sub-Team (SC)   ~ 记录小组每月的收入与开支。

~ 记录开班收费课程 (如：插花班、Yoga、 Satir) 。

Event Activities (EA)     ~ 记录母会承办的活动，如: 卫塞节、供僧大会。

                                            ~ 记录小组例常活动以外的活动，

                                               如: 青少年组的生活营；青年组的TYL活动。  

Fixed Assets (FA)           ~ 记录母会的资产 Assets、累积折旧 Accumulated Depreciation 、 净面值 Nett Book Value。

所有賬目記錄和相关文件必须保存七年（建议保存十年）。

Part B

1.            母会运作财务及活动财务预算 [proposed budget] -- 收入来源与开支项目 

财政作预算准备。完整的资料必须在理事会上商讨与通过， 以便能在来年的会员大会上提呈及接纳。

2．      活动 (SC & EA) 预支现款/支票，如何申请与报销

   a)  申请预支 (advance) ：请在活动前七日申请所需要预支的数目及告知相关开支资料（如： 膳食费、活动预支）。

   b) 报销 (claim) ：

     i) 活动 (EA) 完毕十四日内，活动财政须呈上完整的活动财务报告 (EA Report)。

   ii) 小组活动财务报告 (SC Report) ：小组财政结帐后，在特定期限内呈上（如： 每月或每三个月呈交给财政）。

【 备注】请参阅第五。

3.      活动收入与开支处理方式
一切活动之收入须发收据，由财政 (Normal  & TPRI Acc) / 副财政 (Normal Acc) 签发。

         SC     开支: 报销单 (payment voucher) 由组长批准，小组财政才可付款。

         EA     开支: 报销单 由活动筹委会主席批准，活动财政才付款。

4．  无收据开支 - 如何处理

   a) 对于无收据开支的活动，例如：供养法师果仪、讲师费、车马费等

        -  使用payment voucher填写有关的开支详情

         SC     开支: 报销单 (payment voucher) 由组长批准，小组财政才可付款。

         EA     开支: 报销单 由活动筹委会主席批准，活动财政才付款。

   b) ≤RM200, 以payment voucher或 form/paper列出开支项目索取claim。

             > RM200, 必须呈上收据与payment voucher 索取claim。

5.         活动财务报告 (SC & EA)  - 准备与提呈
活动完毕后，所有的收入与开支必须明确填写在活动财务报告 (SC/EA Report)，连同收据，由负责人（组长/活动筹委会主席/活动财政），在十四天 内呈上给财政/副财政。若有余款 (surplus) ，归还佛教会; 若不足额 (deficit)，母会赞助。        

6.     各种财务格式与如何使用

         a) 各小组必须使用统一的财务格式，准备与提呈相关的活动财务报告。

             目的：提供一个协助各小组草拟小组活动计划的参考。

         b) 各小组在年终时（例：2018 年10月），为来年 （2019）活动财务预算作准备。   完整的资料必须在十一月提呈， 以便在十二月的理事会上商讨与通过。

c) 小组建议书：

   c. i) 没有提呈活动财务预算 (proposed budget) ：

          如遇到特别的活动要参与 (ad-hoc activity)，必须向会长预先报告及批准。

c. ii) 活动在筹备当中 ：

  一份完整的小组建议书 （包括活动筹委会、 建议流程，活动财务预算）必 须在活动前提呈给秘书，以便能在理事会议商讨与通过。

7.     小组财政与本会财政的合作与运作
2011年的 组长/秘书/财政工作营开始，已提供一个良好的双向沟通平台，让小组财政与本会财政的合作与运作有更好的互动与学习。

         小组财政是财务组的组员之一，本会财政是财务组组长。如果小组没有财政，小组组长就需兼任至小组财政填上。有必要时，小组财政与本会财政可以另作安排，商讨财务事项。

Part C

Tabung Pengurusan Rumah Ibadat (TPRI) Account

i)              本会早已在2013年3 月份提出申请， 并在2017年7月份收到正式信函获得批准 （有效期为01/06/2017 至31/05/2022）。

TPRI成立目的：提供基金作为宗教场所管理及发展相关宗教活动之用途。

善信们的捐款/政府拨款 ： 用途范围盖括一切行政及管理开销、水电费&电话开支、职工津贴、师父果仪、讲师津贴、本会活动 (SC/EA) 、硬体设备、维修费、本会交通工具。

所有来自善信们的捐款得以豁免所得税 。

ii)            Final Audited Account (稽查财务报告)

本会须委任一位外部查賬员 (External Auditor) 稽查本會賬目記錄和相关文件，截止至某年12月31日之财务报告。稽查财务报告须在4月30日或之前呈上。所有賬目記錄和相关文件必须保存七年（建议保存十年）。

Cashbook :  Current Account账目由财政负责 及Petty Cash Account 副财政负责处理。

Cashbook 内容：Receipts及Payments 主要项目大致上与 Part A (i) 相同。项目依财务所需而有所调整。

活动财务报告 (SC & EA)：准备与提呈及相关资料，请参阅Part A & B。

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4.青年组

a) 前言 
b) 青年团章程 
c) 青年团宗旨  
d) 青年团2018/19执委表 
e) 执委会任务    
f) 其他事项 

a) 前言 

二零零九年，从沙登佛教会阳光组（青少年）结业的年轻人，正愁于没有一个发挥所能的平台，以及在佛教会里没有明确的位置，因此在本会理事林株明与博大毕业生陆富裕等人的协助下，成立了沙登佛教会社区青年团，此举不仅为本会的青年建造一个彼此取暖的家，亦为沙登区的佛教青年创立了一个亲近佛教的管道。 

b) 青年团章程 

为了确保青年团能够永续经营、不断创新与进步，成为一个显现佛教青年魄力的舞台，青年团改选机制为两年一届，会员年龄限制为18至40岁以下的青年。

改选大会: 每两年年头三月内召开，秘书必需在两星期前把大会讯息发送给所有会员，为避免流会，所有会员有义务出席改选大会，出席人数需达致青年团总人数之三分之一。

青年团筹委任期为两年，为青年团最后决策者以及执行青年团日常运作，执委会每三个月需召开至少一次执委会议。 

c) 青年团宗旨，目标 
宗旨： 培养一群自利利他的佛教青年

目标：
1 了解基本佛法，让佛法生活化。 
2 提升团队凝聚力。 
3 培养一群自律有组织能力的佛教青年。 
4 把社区精神传承下去。  

执委会信条： 
坦诚、自律、对事不对人

d) 青年团2018/19筹委架构 
顾问 : 陆富裕 
团长 : 陈家乐 
副团长 : 黄婉君，郑佩仪  
秘书 ： 薛伊倩 
副秘书 ： 庄咏筠 
财政 ： 谢彩莲 
副财政 ： 李芷琳 
联谊组 :  尤晋德，谢彩莲，罗元熙，李欣桦，薛伊倩 ，刘侑权
社区关怀组 :  陆晨曜，李芷琳 ，蔡尚铭，刘铕权，卜绍涵，曾观慧
例常组 :  谢彩莲，郑佩仪  ，尤晋德，陆晨曜，林莞慈
培训组 :  黄婉君，庄咏筠 ，薛伊倩 
接引组 :  李芷琳 ，陈家乐 ，黄婉君，郑佩仪  ，薛伊倩，庄咏筠 ，谢彩莲

e)执委会任务：

团长：

一旦接任，将自动以青年组代表的身份成为沙登佛教会理事，必须代表青年团出席理事会议，同时也作为母会的马佛青会员团体代表，出席马佛青代表大会/马佛青州联委会会议。推动与领导青年团运作，召开执委会议。
副团长：
协助团长推动与领导青年团运作，协助团长执行任务，给予各小组监督，跟进各小组进展等。 

秘書/副秘書:
与团长团配合，处理青年团对内外文书工作以及一切对外书信来往，是青年团进行的资讯中心，负责报告事项等。 

財政/副財政:
与团长团配合，处理青年团对内外一切账目，向各小组结算/结账，向执委会以及母会提呈收支与活动账目报告。 

联谊组：对内促进母会/筹委/青年团会员之间的交流与联系；对外进行佛教团体的访事及交流。

社区关怀小组：推动社区的健康/福利/慈善活动；对外组成义工团参与社区活动。
例常组：策划每月两次的青年团例常聚会内容。 
培训组：策划青年团筹委/会员的培训活动，以正信佛教/团队经营为课程依据，提升青年团素质。 
接引组：关怀与催化新近会员。

f)其他事项 
在进行运作，执行任务时，如有面对状况，不确定如何处理时，需向团长或副团长询问。 
如有需要更改运作指南，请呈一份意见书于秘书。秘书将提呈执委会讨论和议决。 
青年团筹委会的决定是最后的决定，除非沙登佛教会理事会另有议决。

5.青少年组

主任：丘汉忠

副主任：萧宇泽

秘书：刘霈莹*

财政：杨玮宜*

课程组：张馼軒 陈心瞳 赖维申* 童兢升*

总务组：杨伟杰 黄永貽

宣传组：陈浚业 陈心溦

小组组织结构：

主任1名，负责策划与执行阳光组的活动

副主任1-2名，协助主任策划与执行阳光组的活动，关心同学们的联谊与沟通

秘书1名，负责处理文书工作和整理学生名单

财政1名，负责处理所有的财务和收费工作

课程组2-3名，负责策划与设计所有活动的课程和内容

总务组2-3名，负责后勤工作，确保场地，交通和用具安排就位

宣传组1-2名，负责所有创意设计和管理网页及群组

活动种类：

(A)例常活动–一年大概有10至12次的例常活动，从每年的三月份开学到十一月中旬结业。一般都在星期天上午九点至中午十二点，在沙登佛教会会所上课。活动内容一般如下：

1. 早课30分钟–静坐、诵经、礼佛(如果当天也有小学组的活动，会安排一起上早课)，北传和南传的诵经和礼佛方式都会教导

2. 团康/游戏45分钟至1小时

3. 课程1个小时，多以通过活动体验佛法的方式学习和认识佛法

4. 小组分享学习心得和总结15分钟

(B)特别活动

1. 最主要的特别活动是三天两夜的“儿童欢乐佛学营”，由阳光组同学组成的筹委会一手包办，一般都会在年中假期的第二个周末举行。

2. 儿童营筹委培训–两天一夜的培训活动，根据当届的需要，可到户外或在佛教会进行。

3. 跟雪隆区其他佛教会的青少年团举办联合活动，促进交流，互相学习。

4. 户外培训拓展活动–两天一夜，旨在锻炼同学们的耐力和毅力，通过体验活动，提高他们学佛的信心。

5. 出外参学–通过一/半日的活动，参观景点，庆典(全国卫塞节游行、国庆日游行)或寺院，提高同学们爱国护教的精神。

6. 参与卫塞节和供僧法会的义工工作。

招生工作：

一月中旬开始设计招生海报(电子版)，组织招生工作，通过Facebook和WhatsApp等社交媒体发布招生信息，也通过人传人的方式做介绍。

班服：主要是以黑色无领T恤为主，但同学们也可以穿沙登佛教会印制的其他衣服出席阳光组的活动。

常用课本：马佛青出版的佛教青年基础佛学课本《常随佛学》上册。

全国佛学考试：鼓励同学们报考，并给于备考准备，但不做强制性要求。

班费及活动费用：不收班费，但班服和课本费自理。所有特别活动都会向同学们收费，并以自负盈亏的原则处理，同时也会向母会申请活动拨款，补贴不负之处。

6.弘法组

7.小学佛学组

    8.婚姻注册组

参考《沙登佛教会婚姻注册三步骤》和《沙登佛教会婚姻注册-结婚宣誓》指南。

1. 《沙登佛教会婚姻注册三步骤》

https://serdangbuddhistassociation.blogspot.com/2019/03/blog-post.html

2. 《沙登佛教会婚姻注册-结婚宣誓》

https://serdangbuddhistassociation.blogspot.com/2019/07/20190626.html