组长/秘书/财政工作营

组长/秘书/财政工作营

16/01/2011 9am -1pm

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Part A) 财务事项分享/解说

1. 活动财务预算-收入来源与开支去项
2.
活动预支现款/支票,如何申请与报销
3.
活动收入与开支处理方式
4.
无收据开支-如何处理
5.
活动财务报告-准备与提呈
6.
各种财务格式与如何使用
7.
小组财政与本会财政的合作与运作
8.
小组提呈财务报告于理事会议前两个礼拜给财政

Part B) 秘书事项分享/解说

1. 活动计划书-应注意事项,准备与提呈

2. 活动进展报告/会议记录-准备与提呈

3. 小组秘书与本会秘书的合作与运作

4. 小组提呈秘书报告于理事会议前两个礼拜给秘书

5. 小组开小组会议,会议报告需呈秘书处

附件:表格/报销单 (Attachments)

A 小组成员名单

B 活动目标

C 全年活动表

D 活动计划书

E 小组进展报告

F 小组建议书

G1 报销单payment voucher (活动预支现款/支票)

G2 报销单payment voucher (活动开支 / 无收据开支)

H 活动财务报告 (活动完毕后)

I 活动财务报告 (每月例常活动)

J 活动进展报告/会议记录


Part A) 财务事项分享/解说

1. 活动财务预算 - 收入来源与开支去项

a) 主要收入来源 :报名费 & 乐捐(赞助)。请参阅附件 D - Receipts

b) 开支去项 : 请参阅附件 D - Payments

2. 活动预支现款/支票,如何申请与报销

a) 如何申请 :请在活动前七至十四日预先告知财政/副财政所要预支的数目。

财政/副财政将会发出 payment voucher,活动财政签收。请参阅附件G1

b) 如何报销(claim) :活动完毕后,须填写在活动财务报告。请参阅附件 H’。

3. 活动收入与开支处理方式
一切活动之收入需发收据,由财政/副财政签发。一切活动之开支需开报销单

payment voucher),并由组长/活动筹委主席批准,活动财政才可付款。

请参阅附件G2’。

4. 无收据开支 - 如何处理

对于无收据开支的活动去项, 如:供养法师果义、讲师费、车马费等

- 使用payment voucher 在白纸上填写有关的开支详情,当事人需签收或负责

人代签。请参阅附件G2’。

5. 活动财务报告 - 准备与提呈
活动完毕后,所有的收入与开支去项必须明确填写在活动财务报告(请参阅附件H),连同收据,由负责人(组长/活动筹委主席及活动财政)签收后,在十四天 呈上给财政/副财政。

若有余款,归环佛教会财政签收; 若不足额,向财政/副财政索取claim

6. 各种财务格式与如何使用
a)
请参阅附件 A – F’。

各小组必须使用统一的各种财务格式,准备与提呈相关的活动财务。

目的:提供一个协助各小组草拟小组活动计划的参考。

b) 请参阅附件 A – D 各小组在年终时(例:2011 10月),为来年(2012)活动财政预算作准备。完整的资料须在十一月提呈, 以便在十二月的理事会上商讨与通过。

c) 请参阅附件 F, 小组建议书:

c.i) 在没有提呈‘活动财政预算’之下:

如遇到特别的活动要参与 (ad-hoc activity),必须呈上此报告给财政/秘书,以便能在理事会议商讨与通过或主席批准。

c.ii) 在筹备进行当中

一份完整的小组建议书 (包括活动筹委会、 建议流程,活动财政预算可以更新早前提呈的财政预算。)必须在活动前提呈给财政/秘书,以便能在理事会议商讨与通过或主席批准。

d) 请参阅附件 E, 小组进展报告:由各小组的组长在理事会议前两个礼拜呈交给秘书。

7. 小组财政与本会财政的合作与运作
由今年开始2011, 组长/秘书/财政工作营,提供一个良好的双向沟通平台,让小组财政与本会财政的合作与运作有更好的互动与学习。

小组财政是财务组的组员之一,本会财政是财务组组长。如果小组没有财政,小组组长就需兼任至小组财政填上。财务组订每半年开一次运作/工作检讨会议。

有必要时,小组财政与本会财政可以另作安排,商讨财务事项。

8. 小组提呈财务报告于理事会议前两个礼拜给财政

a)各小组在财务上如有特别的事项要作报告,请小组财政在理事会议两个礼

拜提呈给财政。

b)例常活动

各小组财政必须将每月的活动财务报告在每月终时结账,并在下月七日之内

呈交给财政。

如:乐龄/福利小组的二零一零年十二月份的财务报告必须在二零一一年一月七号之前呈上。 (请参阅附件I

Part B) 秘书事项分享/解说

1. 活动计划书-应注意事项,准备与提呈。

计划书内容:小组名称,活动名称,日期,时间,地点,参与对象,参与人数,方式,主题,活动宗旨。

活动筹委会:有一份筹委名单。重要筹委如主席,秘书,财务需尽早有个决定。

流程和财政预算:应有初步流程和财政预算。

请参阅 A6(a), A6(b) & A6(c)

2. 活动进展报告-准备与提呈

小组开活动筹委会,开会后筹委会秘书需要在二个星期内准备好会议记录。由组长/筹委会主席阅后,发给组员。也需提呈一份给本会秘书处

请参阅附件J

3. 小组秘书与本会秘书的合作与运作

由今年开始2011, 组长/秘书/财政工作营,提供一个良好的双向沟通平台,让小组秘书与本会秘书的合作与运作有更好的互动与学习。

小组秘书秘书组的组员之一,本会秘书秘书组组长。如果小组没有秘书,小组组长就需兼任至小组秘书填上秘书组订每半年开一次运作/工作检讨会议。

有必要时,小组秘书与本会秘书可以另作安排,商讨秘书事项。

4. 小组提呈秘书报告于理事会议前两个礼拜给秘书。

小组组长需与小组秘书配合,把小组报告准备好,然后提呈本会秘书。本会秘书需在理事会议前一个礼拜把全部的小组报告准备好,以使理事会议顺畅进行。

5. 小组开小组会议,会议报告需呈秘书处

小组必需定期开会小组开会,开会后秘书需要在二个星期内准备好会议记录。由组长阅后,发给组员。也需提呈一份给本会秘书处。

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